Tietosuojaseloste

Päivitetty 1.2.2024

Oddy Digital Oy käsittelee oddydigital.fi -palvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä. Tämä on henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa Oddy Digital Oy:tä
”Palvelu” tarkoittaa oddydigital.fi -palvelua
”Asiakas” tarkoittaa juridista tai luonnollista henkilöä

1. Rekisterinpitäjä

Oddy Digital Oy toimii rekisterinpitäjänä Oddydigital.fi -palvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta. Henkilötiedot tarkoittavat tässä yhteydessä kaikenlaista tietoa, joka voidaan joko suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön.

Yrityksen nimi: Oddy Digital Oy
Y-tunnus: 2942639-8
Käynti- ja postiosoite: Piispantilankuja 4, 02240 Espoo

2. Rekisteriin liittyvät yhteydenotot

Oddy Digital Oy vastaa kuukauden kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.

Rekisteristä vastaava: Jenna Leino, jenna.leino@oddy.fi, +358 40 686 5540

3. Rekisterin nimi

Oddy Digital markkinointirekisteri, Oddy Digital asiakastietorekisteri, Oddy Digital Chatbot ja Trustmary-asiakaspalautteen keräysjärjestelmä. Lisäksi Oddy Digital lähettää sähköposteja ja vastaanottaa työ- ja harjoitteluhakemuksia.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Rekisterinpitäjällä on oikeus harjoittaa markkinointia oikeutetun edun perusteella.

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen aloittaminen, hoitaminen, kehittäminen ja hallinta, asiakkaan ja Oddy Digital Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluun liittyviin tarkoituksiin, palvelun kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, tutkimustoimintaan, Oddy Digital Oy:n ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella Oddy Digital Oy:n viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

Oddy Digitalille saapuneiden työ- ja harjoitteluhakemuksien säilyttämiseen kysytään ensisijaisesti lupa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä kerää ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot asiakkaista:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Rekisteröitymispäivämäärä
• Matkapuhelinnumero
• Yrityksen yhteyshenkilö
• Asema/titteli
• Yrityksen nimi
• Y-tunnus
• Yrityksen osoite- ja yhteystiedot
• Yrityksen laskutustiedot
• Tarjous- ja ostohistoria
• Chatbotin tallentamat keskustelut ja muut tiedot
• Trustmaryn keräämät tiedot, kuten arvostelut ja palautteet
• Työ- ja harjoitteluhakemusten sisältämät tiedot

Lisäksi Oddy Digital Oy käyttää sivustoillaan evästeitä digitaalisissa palveluissaan ja digitaalisia palveluita käyttävän kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästeet voi kieltää säätämällä selaimen asetuksia. Lue lisää evästeistä ja evästekäytänteistä ».

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Markkinointirekisterin tiedot kerätään uutiskirjelistalle rekisteröitymisen tai muun yhteydenpidon alkaessa. Henkilötietoja voidaan kerätä myös sosiaalisen median kanavia käyttäen, erilaisten markkinointitapahtumien kautta tai hankkimalla yhteystietorekistereitä kolmansilta osapuolilta tai keräämällä itse yhteystietoja avoimista lähteistä. Rekisteri pidetään pääsääntöisesti yllä manuaalisella päivityksellä.

Asiakastietorekisterin tiedot sisältävät kumppaneiden ja asiakasyritysten tietoja Active Campaign- ja Monday.com -järjestelmissä. Yhteistyön alkaessa tiedot kirjataan manuaalisesti ja niitä pidetään yllä manuaalisella päivityksellä. Rekisterinpitäjä pitää tärkeänä, että henkilötiedot ovat koko ajan tasalla, minkä vuoksi henkilötietoja saatetaan hankkia ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä.

Chatbot-keskustelu- ja muut tiedot tallentuvat Leadoo-järjestelmään. Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme, miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. chat-interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag-seurantaa, joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä, mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo-datan prosessorina. Mikäli et halua, että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä, miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

Käytämme Trustmary-palvelua asiakaspalautteen, arvostelujen ja suositusten keräämiseen. Trustmary auttaa meitä ymmärtämään asiakkaitamme paremmin erilaisten kyselyjen, kuten NPS- ja CSAT-kyselyjen avulla. Tämän lisäksi hyödynnämme tyytyväisten asiakkaidemme mielipiteitä julkisten arvostelujen muodossa markkinoinnissamme. Trustmaryyn siirtyy kyselytyypistä riippuen erilaista tietoa asiakkaistamme, jolloin me toimimme rekisterinpitäjänä ja Trustmary prosessoijana. Siirtyviä tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen organisaatio, asiakkaan kuva, sekä palaute, arvostelu tai suositus teksti- tai videomuodossa. Asiakkaamme näkevät ja hyväksyvät lähetettävät tiedot vastatessaan kyselyyn Trustmaryssa. Trustmary ei luovuta tietoja eteenpäin eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa käyttöehtojensa vastaisesti. Voit lukea lisää Trustmaryn käyttöehdoista saadaksesi lisätietoja.

Oddy Digital lähettää ja vastaanottaa sähköposteja asiakkaiden, sidosryhmien ja työnhakijoiden kanssa. Salattua sähköpostinlähetystä käytetään harkinnan varaisesti.

7. Tietojen poistaminen ja säilytysaika 

Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää rekisterinpitäjää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä kolmannelle osapuolelle, mikäli liiketoimintaa uudelleenjärjestellään tai myydään.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle. Rekisterinpitäjällä voi olla käytössä järjestelmiä, joihin liittyen tiedot siirretään soveltamalla Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Tietoverkko, laitteisto ja ohjelmisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Mikäli jokin tiedosto katsotaan hyvin arkaluonteiseksi siihen pääsy lisäksi salasanasuojataan. Suojattuja sähköposteja lähetetään harkinnan varaisesti.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy kielletty.

Henkilötietojen käsittelyyn on käyttöoikeus Oddy Digital Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tietoja voidaan poistaa rekistereistä Asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Oddy Digital Oy:tä käsittelemästä rekisteröityä koskevia henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antama suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön tulee olla kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö on toimitettava henkilökohtaisesti ja henkilöllisyys on samalla todistettava. Tarkastusoikeus on kerran vuodessa maksuton.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Pyynnöstä Oddy Digital Oy tekee henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistaa virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset ja vanhentuneet tiedot. Oddy Digital Oy ei vastaa ongelmista, jotka johtuvat siitä, että tiedot ovat vanhentuneita tai epätäsmällisiä, mikäli muutoksista ei ole ilmoitettu.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Oddy Digital Oy kehittää jatkuvasti liiketoimintaansa ja siksi pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.